Nhiều doanh nghiệp mua phần mềm quản lý xong mới nhận ra dữ liệu cũ bị trùng, thiếu và sai định dạng, nên hệ thống mới cũng khó dùng. Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm thực tế về cách làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu khách hàng trước khi chuyển đổi, để việc quản lý dữ liệu doanh nghiệp đi đúng hướng ngay từ đầu.
1. Vì sao dữ liệu doanh nghiệp thường bị “rối” ngay từ đầu
Ở giai đoạn đầu, phần lớn doanh nghiệp lưu thông tin khách hàng bằng Excel, Google Sheets, sổ tay hoặc danh bạ điện thoại của từng nhân viên. Mỗi người nhập theo một kiểu, không có quy chuẩn chung. Sau vài năm, cùng một khách hàng có thể nằm rải rác ở ba, bốn file khác nhau.
Khi chuyển sang hệ thống tập trung, nếu đưa nguyên khối dữ liệu này vào thì vấn đề không biến mất mà chỉ chuyển từ file Excel sang phần mềm. Vì vậy, làm sạch dữ liệu là bước quan trọng nhất nhưng hay bị bỏ qua nhất. Xem thêm: https://getfly.vn/quan-ly-du-lieu-doanh-nghiep.htm
2. Những lỗi dữ liệu phổ biến mà doanh nghiệp hay gặp
Qua nhiều dự án chuyển đổi, những lỗi dưới đây gần như lần nào cũng xuất hiện. Nhận diện được chúng sớm giúp bạn ước lượng đúng khối lượng công việc và tránh bị động khi triển khai.
2.1. Trùng lặp khách hàng do nhiều người cùng nhập
Một khách hàng gọi điện cho nhân viên A, sau đó nhắn tin cho nhân viên B, và mỗi người tạo một bản ghi riêng. Kết quả là báo cáo số lượng khách hàng bị đội lên, còn khách thì bị chăm sóc chồng chéo.
Lỗi trùng còn khó phát hiện hơn khi tên được viết khác nhau, ví dụ “Công ty TNHH ABC” và “ABC Co., Ltd”. Nếu chỉ lọc theo tên thì gần như không bắt được các trường hợp này.
2.2. Thông tin thiếu và sai định dạng
Số điện thoại có chỗ ghi “0912 345 678”, có chỗ ghi “+84912345678”, có chỗ thiếu số 0 ở đầu vì Excel tự động xóa. Ngày tháng thì lẫn lộn giữa định dạng ngày/tháng và tháng/ngày.
Nhiều bản ghi chỉ có tên mà không có số điện thoại hoặc email. Những bản ghi như vậy chiếm chỗ trong hệ thống nhưng gần như không dùng được cho chăm sóc hay bán hàng.
3. Quy trình làm sạch dữ liệu trước khi chuyển đổi
Kinh nghiệm cho thấy nên dành từ một đến hai tuần cho bước này, tùy quy mô dữ liệu. Làm kỹ ở đây sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian sửa lỗi về sau.
3.1. Thống nhất bộ trường dữ liệu chuẩn
Trước tiên, hãy liệt kê những thông tin thực sự cần dùng: họ tên, số điện thoại, email, nguồn khách hàng, người phụ trách, trạng thái. Trường nào không phục vụ bán hàng, chăm sóc hay báo cáo thì nên bỏ để tránh rối.
Sau đó quy định định dạng cho từng trường, ví dụ số điện thoại thống nhất 10 số bắt đầu bằng 0, ngày tháng theo dạng dd/mm/yyyy. Đây sẽ là “luật chơi” cho mọi người nhập liệu sau này.
3.2. Lọc trùng và gộp bản ghi
Nên dùng số điện thoại hoặc email làm khóa chính để lọc trùng, vì hai trường này ít khi bị viết khác nhau như tên. Khi phát hiện bản ghi trùng, hãy gộp lại và giữ thông tin đầy đủ, mới nhất.
Với những bản ghi không xác định được là trùng hay không, hãy đánh dấu riêng để người phụ trách kiểm tra thủ công. Đừng xóa vội, vì mất dữ liệu khách hàng thật còn tệ hơn để thừa.
4. Mỗi ngành có cách tổ chức dữ liệu riêng
Không có một bộ trường dữ liệu dùng chung cho mọi doanh nghiệp. Công ty bất động sản cần theo dõi nhu cầu, ngân sách và dự án quan tâm, còn doanh nghiệp phân phối lại cần lịch sử đơn hàng và công nợ.
Ngành giáo dục là ví dụ điển hình cho dữ liệu nhiều tầng: một học viên gắn với phụ huynh, lớp học, khóa học và lịch sử học phí. Các trường và trung tâm đào tạo thường chọn phần mềm quản lý nhà trường để gom các lớp dữ liệu này về một nơi, thay vì để mỗi bộ phận giữ một file riêng.
5. Giữ dữ liệu luôn sạch sau khi đưa lên hệ thống
Làm sạch một lần chưa đủ. Nếu không có quy tắc duy trì, chỉ sau vài tháng dữ liệu sẽ lại lộn xộn như cũ.
5.1. Phân quyền nhập liệu rõ ràng
Không phải ai cũng cần quyền sửa hoặc xóa dữ liệu khách hàng. Nên phân quyền theo vai trò: nhân viên kinh doanh chỉ cập nhật khách mình phụ trách, quản lý được xem toàn bộ, còn quyền xóa chỉ dành cho một vài người.
Đồng thời, hãy bật các trường bắt buộc khi tạo khách hàng mới, như số điện thoại và nguồn khách. Cách này giúp giảm hẳn những bản ghi “chỉ có tên” như trước.
5.2. Kiểm tra dữ liệu định kỳ
Mỗi tháng nên có một buổi rà soát nhanh: số bản ghi trùng mới phát sinh, số khách thiếu thông tin, số khách chưa có người phụ trách. Những con số này cho biết quy trình nhập liệu đang ổn hay đang có vấn đề.
Khi dữ liệu đã được tập trung trên một nền tảng như Getfly CRM, việc rà soát và lọc báo cáo sẽ nhanh hơn nhiều so với dò từng file Excel. Quan trọng là doanh nghiệp duy trì thói quen kiểm tra, vì công cụ chỉ phát huy tác dụng khi dữ liệu đầu vào đủ sạch.
6. Lời kết
Chuyển sang quản lý dữ liệu doanh nghiệp tập trung là bước đi đúng, nhưng dữ liệu sạch mới quyết định hệ thống có dùng được hay không. Hãy chuẩn hóa trường dữ liệu, lọc trùng, phân quyền và kiểm tra định kỳ để dữ liệu thực sự hỗ trợ việc bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Thông tin liên hệ Getfly
- Địa chỉ: Tầng 7, Tòa nhà Hoa Cương, Số 18, Ngõ 11 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
- Website: https://getfly.vn/
- Số điện thoại: 02462627662
- Email: contact@getflycrm.com
Nhận xét
Đăng nhận xét