Khi để lại số điện thoại, email, địa chỉ hay thông tin tài khoản trên website, nhiều người thường không để ý dữ liệu của mình sẽ được sử dụng như thế nào. Hiểu quyền của chủ thể dữ liệu là gì giúp mỗi cá nhân chủ động kiểm soát thông tin và xử lý tốt hơn khi phát hiện dữ liệu bị sử dụng không đúng mục đích.
1. Quyền của chủ thể dữ liệu là gì?
Chủ thể dữ liệu có thể hiểu là cá nhân mà dữ liệu cá nhân phản ánh hoặc gắn với người đó. Quyền của chủ thể dữ liệu là tập hợp những quyền cho phép cá nhân biết, kiểm soát và bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình trong quá trình dữ liệu được thu thập, lưu trữ, sử dụng hoặc chia sẻ.
Tại Việt Nam, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và quy định cụ thể quyền của chủ thể dữ liệu tại Điều 4. Nghị định 356/2025/NĐ-CP cũng có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 để quy định chi tiết một số nội dung thi hành Luật.
Xem thêm: https://getfly.vn/quyen-cua-chu-the-du-lieu.html
2. Những quyền của chủ thể dữ liệu thường gặp trong thực tế
2.1. Quyền được biết và quyền đồng ý
Một tình huống rất quen thuộc là người dùng điền biểu mẫu đăng ký tư vấn nhưng sau đó liên tục nhận quảng cáo từ nhiều kênh khác nhau. Trước khi cung cấp thông tin, cá nhân nên chú ý doanh nghiệp thu thập dữ liệu gì, dùng cho mục đích nào và có chia sẻ cho bên khác hay không.
Pháp luật hiện hành ghi nhận các quyền cơ bản như quyền được biết, quyền đồng ý, quyền truy cập, chỉnh sửa và yêu cầu xóa dữ liệu. Điều này giúp cá nhân có cơ sở kiểm soát tốt hơn việc thông tin của mình được sử dụng trong môi trường số.
2.2. Quyền truy cập, chỉnh sửa và yêu cầu xóa dữ liệu
Thông tin cá nhân có thể thay đổi theo thời gian, chẳng hạn số điện thoại, địa chỉ, email hoặc thông tin liên hệ. Vì vậy, chủ thể dữ liệu cần có khả năng kiểm tra và yêu cầu điều chỉnh dữ liệu không còn chính xác.
Trong những trường hợp đáp ứng điều kiện pháp luật, cá nhân cũng có thể yêu cầu xóa dữ liệu của mình. Tuy nhiên, quyền xóa không có nghĩa mọi dữ liệu đều bắt buộc phải được xóa ngay, bởi một số thông tin có thể vẫn cần lưu giữ theo quy định pháp luật hoặc nghĩa vụ liên quan.
3. Khi nào quyền của chủ thể dữ liệu dễ bị bỏ qua?
3.1. Khi đăng ký nhận tư vấn hoặc khuyến mại
Một lỗi khá phổ biến là người dùng cung cấp số điện thoại để nhận báo giá cho một sản phẩm nhưng dữ liệu sau đó lại được dùng cho nhiều chiến dịch tiếp thị khác. Việc thu thập thông tin cho một mục đích không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể tự do sử dụng cho mọi mục đích khác.
Doanh nghiệp vì vậy nên quản lý rõ nguồn thu thập, mục đích sử dụng và trạng thái đồng ý của từng nhóm khách hàng. Việc số hóa quy trình này cũng là một trong những lý do các hệ thống CRM ngày càng được quan tâm; chẳng hạn thông tin về việc Getfly ra mắt hệ thống CRM toàn diện cho thấy xu hướng tập trung dữ liệu và quy trình chăm sóc khách hàng trên một nền tảng quản trị.
3.2. Khi sử dụng website, ứng dụng và biểu mẫu trực tuyến
Người dùng thường có thói quen nhấn “đồng ý” nhanh khi tạo tài khoản hoặc tải ứng dụng mà không xem kỹ nội dung thông báo. Đây là lúc dữ liệu như họ tên, vị trí, thiết bị, lịch sử sử dụng hoặc hành vi tương tác có thể được thu thập.
Kinh nghiệm đơn giản là nên kiểm tra ít nhất ba yếu tố trước khi cung cấp dữ liệu: thông tin nào đang được yêu cầu, mục đích sử dụng là gì và có thực sự cần thiết cho dịch vụ hay không. Với dữ liệu nhạy cảm, mức độ thận trọng cần cao hơn.
4. Doanh nghiệp nên làm gì để tôn trọng quyền của chủ thể dữ liệu?
4.1. Minh bạch ngay từ thời điểm thu thập dữ liệu
Doanh nghiệp không nên đợi đến khi khách hàng khiếu nại mới kiểm tra lại cách thu thập dữ liệu. Ngay tại biểu mẫu, website hoặc điểm tiếp nhận thông tin, cần làm rõ mục đích xử lý, loại dữ liệu cần thiết và những bên có liên quan đến quá trình xử lý.
Đặc biệt, không nên coi sự im lặng hoặc việc người dùng không phản hồi là mặc nhiên đồng ý. Đây cũng là nguyên tắc đã được thể hiện trong khuôn khổ bảo vệ dữ liệu cá nhân trước đây và tiếp tục cho thấy tầm quan trọng của việc ghi nhận sự đồng ý một cách minh bạch.
4.2. Thiết lập quy trình tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Doanh nghiệp nên có đầu mối rõ ràng để tiếp nhận yêu cầu kiểm tra, cập nhật, hạn chế xử lý hoặc xử lý những vấn đề liên quan đến dữ liệu cá nhân. Nếu dữ liệu nằm rải rác trên nhiều bảng tính, thiết bị và phần mềm riêng lẻ, quá trình xác minh thường mất nhiều thời gian hơn.
Việc tập trung thông tin khách hàng trên nền tảng quản trị như Getfly CRM có thể được cân nhắc trong bài toán tổ chức dữ liệu, phân quyền nhân sự và quản lý lịch sử tương tác, đồng thời doanh nghiệp vẫn cần xây dựng quy trình bảo vệ dữ liệu phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
5. Cá nhân nên làm gì khi muốn thực hiện quyền đối với dữ liệu?
5.1. Xác định rõ dữ liệu và yêu cầu cần xử lý
Thay vì chỉ gửi yêu cầu chung chung như “xóa thông tin của tôi”, cá nhân nên xác định rõ tài khoản, số điện thoại, email hoặc dữ liệu liên quan. Đồng thời, cần nêu cụ thể mong muốn là kiểm tra, chỉnh sửa, ngừng sử dụng cho tiếp thị hay yêu cầu xóa dữ liệu.
Cách trình bày rõ ràng giúp tổ chức tiếp nhận dễ xác minh chủ thể và phạm vi dữ liệu cần xử lý hơn. Cá nhân cũng nên lưu lại email, biểu mẫu hoặc bằng chứng về yêu cầu đã gửi để thuận tiện theo dõi.
5.2. Kiểm tra lại chính sách dữ liệu của đơn vị
Trước khi gửi yêu cầu, nên đọc chính sách bảo mật hoặc thông báo xử lý dữ liệu trên website của doanh nghiệp. Những nội dung này thường cho biết đơn vị nào chịu trách nhiệm, phương thức liên hệ và cách thực hiện các yêu cầu liên quan đến dữ liệu.
Nếu cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm, chủ thể dữ liệu có thể sử dụng các cơ chế bảo vệ theo quy định pháp luật. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành được xây dựng nhằm tăng cường bảo vệ quyền dữ liệu và trách nhiệm của các bên liên quan.
6. Những nhầm lẫn thường gặp về quyền của chủ thể dữ liệu
Không ít người cho rằng đã cung cấp thông tin cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp có toàn quyền sử dụng. Trên thực tế, việc thu thập và xử lý dữ liệu cần gắn với căn cứ, mục đích và phạm vi phù hợp; cá nhân vẫn có những quyền đối với dữ liệu liên quan đến mình.
Một nhầm lẫn khác là nghĩ rằng chỉ thông tin tài khoản ngân hàng hoặc căn cước mới cần bảo vệ. Số điện thoại, email, địa chỉ, hình ảnh và nhiều dữ liệu có khả năng xác định hoặc gắn với một cá nhân cũng cần được quản lý cẩn trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
7. Kết luận
Hiểu quyền của chủ thể dữ liệu là gì không chỉ cần thiết với người dùng mà còn quan trọng với doanh nghiệp đang thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng. Khi cá nhân hiểu quyền của mình và doanh nghiệp xây dựng quy trình dữ liệu minh bạch, nguy cơ sử dụng sai mục đích hoặc phát sinh tranh chấp cũng được hạn chế.
Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng trở thành một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nên xem bảo vệ dữ liệu là một nội dung của quản trị dài hạn, thay vì chỉ xử lý khi có sự cố hoặc yêu cầu từ khách hàng.
8. Thông tin liên hệ Getfly
Getfly
Nhận xét
Đăng nhận xét