Khi dữ liệu khách hàng, nhân sự và hoạt động kinh doanh ngày càng được số hóa, doanh nghiệp không chỉ cần lưu trữ thông tin mà còn phải biết dữ liệu đang nằm ở đâu, ai được phép truy cập và chịu sự quản lý của bên nào. Đây chính là lý do khái niệm chủ quyền dữ liệu ngày càng được quan tâm trong quá trình lựa chọn hạ tầng và phần mềm quản trị.
1. Chủ quyền dữ liệu là gì?
Chủ quyền dữ liệu có thể hiểu là nguyên tắc dữ liệu chịu sự kiểm soát và các quy định pháp lý tại quốc gia hoặc khu vực nơi dữ liệu được lưu trữ, xử lý. Với doanh nghiệp, vấn đề này gắn trực tiếp với vị trí máy chủ, quyền quản trị, quyền truy cập và cách dữ liệu được chuyển giao giữa các hệ thống.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm phần mềm có dễ sử dụng hay không mà chưa kiểm tra kỹ dữ liệu sẽ được lưu ở đâu. Khi quy mô dữ liệu tăng hoặc phát sinh yêu cầu về bảo mật, việc xác định rõ quyền kiểm soát dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế nhiều rủi ro về sau.
Xem thêm: https://getfly.vn/chu-quyen-du-lieu.html
2. Vì sao chủ quyền dữ liệu ngày càng quan trọng?
Dữ liệu hiện diện trong hầu hết hoạt động của doanh nghiệp, từ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch đến hợp đồng, tài chính và dữ liệu nhân sự. Nếu những thông tin này được lưu trên nhiều nền tảng khác nhau, doanh nghiệp có thể khó xác định chính xác dữ liệu đang nằm ở đâu và bên nào có quyền tiếp cận.
Chủ quyền dữ liệu vì vậy không chỉ là vấn đề kỹ thuật. Nó còn liên quan đến khả năng kiểm soát tài sản thông tin, đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ và giảm sự phụ thuộc vào những nền tảng mà doanh nghiệp không có khả năng kiểm soát đầy đủ.
3. Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp với dữ liệu
Một tình huống phổ biến là dữ liệu khách hàng nằm rải rác trong Excel, email, ứng dụng nhắn tin và máy tính cá nhân của nhân viên. Khi cần bàn giao công việc hoặc kiểm tra lịch sử chăm sóc, doanh nghiệp phải tập hợp thông tin từ nhiều nguồn nên rất dễ thiếu hoặc sai lệch.
Vấn đề khác xuất hiện khi doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm nhưng không biết dữ liệu được lưu trên máy chủ nào hoặc có được chuyển sang hệ thống của bên thứ ba hay không. Nếu không tìm hiểu trước, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi cần xuất dữ liệu, di chuyển hệ thống hoặc chấm dứt sử dụng dịch vụ.
4. Chủ quyền dữ liệu liên quan thế nào đến quản trị doanh nghiệp?
Một hệ thống quản trị tốt cần cho phép doanh nghiệp xác định rõ dữ liệu thuộc bộ phận nào, nhân sự nào được xem, chỉnh sửa hoặc xuất thông tin. Khi quyền truy cập được thiết lập theo vai trò, doanh nghiệp vừa giảm nguy cơ rò rỉ vừa dễ xác định trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
Điều này càng quan trọng khi nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm. Chẳng hạn, nội dung Quản lý nhân viên bán hàng từ xa với Getfly cho thấy việc tập trung hoạt động bán hàng trên một hệ thống có thể hỗ trợ nhà quản lý theo dõi công việc mà không phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo thủ công của từng cá nhân.
5. Làm thế nào để doanh nghiệp chủ động hơn với dữ liệu?
Trước tiên, doanh nghiệp nên lập danh sách những nhóm dữ liệu quan trọng đang sở hữu và xác định chúng hiện được lưu ở đâu. Các nhóm thường gặp gồm dữ liệu khách hàng, hợp đồng, báo giá, lịch sử giao dịch, nhân sự, tài chính và những tài liệu nội bộ có giá trị.
Sau đó, cần xác định rõ ai được phép truy cập từng nhóm dữ liệu và trong trường hợp nào dữ liệu được phép chia sẻ ra bên ngoài. Việc thiết lập quy trình ngay từ đầu sẽ hiệu quả hơn nhiều so với xử lý sau khi dữ liệu đã bị phân tán trên hàng loạt công cụ khác nhau.
6. Những tiêu chí cần kiểm tra khi chọn nền tảng lưu trữ dữ liệu
Doanh nghiệp nên hỏi nhà cung cấp dữ liệu được lưu tại đâu, cơ chế sao lưu như thế nào và doanh nghiệp có thể xuất toàn bộ dữ liệu khi cần hay không. Đây là những câu hỏi đơn giản nhưng có ảnh hưởng lớn đến khả năng chủ động trong dài hạn.
Bên cạnh đó, cần kiểm tra tính năng phân quyền, lịch sử hoạt động, xác thực tài khoản và khả năng tích hợp với các hệ thống đang sử dụng. Một nền tảng phù hợp không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn phải cho phép doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu khi số lượng nhân sự và khách hàng tăng lên.
7. Chủ quyền dữ liệu và bảo mật có giống nhau không?
Chủ quyền dữ liệu và bảo mật có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau. Bảo mật tập trung vào việc ngăn chặn truy cập trái phép, mất mát hoặc rò rỉ thông tin, trong khi chủ quyền dữ liệu quan tâm nhiều hơn đến quyền kiểm soát, vị trí lưu trữ và phạm vi pháp lý áp dụng đối với dữ liệu.
Một hệ thống có thể được bảo vệ bằng nhiều lớp kỹ thuật nhưng doanh nghiệp vẫn thiếu chủ động nếu không biết dữ liệu nằm ở đâu hoặc không thể tự xuất dữ liệu khi cần. Do đó, hai yếu tố này nên được xem xét đồng thời trong chiến lược quản trị dữ liệu.
8. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý tập trung?
Nếu nhân viên mất nhiều thời gian tìm thông tin khách hàng, thường xuyên nhập trùng dữ liệu hoặc khó bàn giao khách hàng giữa các bộ phận, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang hệ thống tập trung. Đây thường là dấu hiệu cho thấy cách quản lý bằng các file riêng lẻ đã không còn phù hợp.
Trong bài toán quản lý khách hàng, nền tảng như Getfly CRM có thể được tham khảo khi doanh nghiệp muốn tập trung thông tin, lịch sử tương tác và hoạt động bán hàng vào cùng một hệ thống, từ đó giảm tình trạng dữ liệu nằm riêng trên thiết bị của từng nhân viên.
9. Kinh nghiệm xây dựng chiến lược chủ quyền dữ liệu
Doanh nghiệp không nhất thiết phải thay toàn bộ hệ thống cùng lúc. Một cách thực tế hơn là bắt đầu từ dữ liệu quan trọng nhất, xác định nguồn phát sinh, người chịu trách nhiệm và quy trình cập nhật, sau đó mới từng bước hợp nhất những nguồn dữ liệu còn lại.
Ngoài ra, nên thiết lập kế hoạch sao lưu và kiểm tra khả năng phục hồi định kỳ. Chủ quyền dữ liệu không chỉ là doanh nghiệp “nắm giữ” dữ liệu, mà còn là khả năng tiếp tục truy cập, phục hồi và sử dụng thông tin khi hệ thống hoặc nhà cung cấp gặp sự cố.
10. Những sai lầm nên tránh khi quản lý chủ quyền dữ liệu
Sai lầm thường gặp là mặc định dữ liệu thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp chỉ vì doanh nghiệp là bên tạo ra hoặc thu thập thông tin. Trên thực tế, nếu dữ liệu nằm trên một nền tảng bên ngoài, quyền truy cập và khả năng di chuyển dữ liệu còn phụ thuộc vào kiến trúc cũng như chính sách của nhà cung cấp.
Doanh nghiệp cũng không nên tập trung dữ liệu nhưng bỏ qua phân quyền. Một kho dữ liệu chung mà tất cả nhân viên đều có quyền xem hoặc xuất toàn bộ thông tin có thể tạo ra rủi ro lớn hơn so với việc dữ liệu được phân tán nhưng kiểm soát chặt chẽ.
11. Kết luận
Chủ quyền dữ liệu là một phần quan trọng của quản trị doanh nghiệp trong môi trường số. Việc biết dữ liệu đang nằm ở đâu, ai có quyền truy cập và doanh nghiệp có thể kiểm soát, xuất hoặc phục hồi dữ liệu đến mức nào giúp giảm sự phụ thuộc vào cá nhân và nền tảng bên ngoài.
Thay vì đợi đến khi xảy ra sự cố mới kiểm tra, doanh nghiệp nên đánh giá chủ quyền dữ liệu ngay khi lựa chọn phần mềm và xây dựng hạ tầng. Một chiến lược rõ ràng sẽ giúp dữ liệu được khai thác hiệu quả hơn đồng thời duy trì khả năng kiểm soát trong dài hạn.
12. Thông tin liên hệ Getfly
Getfly
Nhận xét
Đăng nhận xét